第一章 总 则

第一条 为加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》等精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校从事教学、科研、管理以及其他各项活动所直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子数据等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条 学校档案反映学校创办、建设与发展的全过程，是全校师生员工劳动成果和智慧的结晶，是评估教学质量、衡量管理水平、促进科学研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，具有重要的凭证价值和参考作用。档案工作存史资政育人，是学校一项重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的领导，依法纳入整体发展规划之中。

第四条 学校档案工作实行校党委统一领导、校长负责、分级管理的原则，各类档案集中管理。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用本校档案资料的专门机构，其业务接受安徽省教育厅、安徽省档案局和安徽省档案馆的指导、监督与检查。

第二章 管理体制、机构人员设置与职责

第五条 学校档案工作委员会是全校档案工作的协调机构，对档案工作进行统一领导，校党委书记、校长任主任委员，分管校领导任副主任委员，成员包括相关职能部门负责人。委员会办公室设在学校档案馆。

第六条 校长负责学校档案工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和安徽省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，促进档案工作与学校其他工作协调发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案用房、发展档案事业所需设施以及经费等；

（四）推进学校档案事业的建设与发展，听取档案馆工作汇报，研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第七条 学校档案馆的主要职责是：

（一）贯彻执行国家和安徽省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责收集、征集、整理、鉴定、保管学校各类档案、史料及有关资料 ；

（四）实施档案信息化建设，开发档案、校史资源，编研、出版档案和校史资料；

（五）利用档案、校史资料，开展多种形式宣传教育、文化传播活动，充分发挥档案、校史文化教育功能；

（六）开展学校专兼职档案工作人员业务培训；

（七）对全校及所属机构档案工作进行监督、指导、检查、考核；

（八）开展档案、校史相关学术研究、交流活动；

（九）完成领导交办的其他相关工作。

第八条 档案馆根据学校办学规模、馆藏档案数量和档案工作任务配备一定数量的专职档案工作人员。

档案馆专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第九条 档案工作是衡量和检查学校各单位工作质量、管理水平的重要标志。学校各单位应将档案工作列入本单位的工作规划，必须明确分管本单位档案工作负责人和兼职档案员，其职责如下：

（一）档案工作负责人

1.负责组织本单位相关人员学习贯彻档案工作有关法律、政策和规章制度，将档案工作纳入本单位的工作计划和兼职档案员的岗位职责；

2.根据本单位立卷归档的工作量配备兼职档案员，保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件，并作为年度考核的一项重要内容，督促兼职档案员将本单位应归档的文件材料按时向档案馆移交。

（二）兼职档案员

各单位兼职档案员应保持相对稳定，负责本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档，主动接受档案馆的业务指导和督促检查，根据学校档案工作的有关规定，完整、规范、按时完成本单位各类文件材料的立卷归档工作。

第三章　条件保障

第十条 学校档案工作所需经费应单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。

第十一条 档案馆应确保安全，配备符合要求的档案库房和管理设施。对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103—2008）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）的要求及时进行改扩建或者新建。

涉密档案应存放于专门库房中。声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防磁、防有害生物等必要的设施设备。

档案库房要自成体系。库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储发展空间。

第十二条 学校应及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障学校档案信息化建设与智慧校园建设同步进行。

第十三条 学校对长期接触有害物质的档案工作人员，应按国家法律法规和有关规定采取有效防护措施，保障其依法享受相关待遇。

第四章 档案管理

第十四条 学校应建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十五条 学校档案主要有党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、人事、声像、实物十四大类，包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档。各类文件材料的归档范围和保管期限按照《蚌埠医科大学文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

第十六条 学校实行文件材料形成单位（部门）、课题组立卷归档制度。各单位兼职档案员按照归档要求，做好文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，按时向档案馆移交。

第十七条 学校各单位立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料应当齐全完整。纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

（二）归档的文件材料应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷。

（三）纸质归档文件应用纸规范、质地优良，字迹、印信等应清晰、完整、耐久，应标明责任者和成文时间，使用黑色签字笔书写，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等书写。文集、学位论文等装订应采用线装或无线胶装。

（四）声像文件归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

（五）纸质文件应与电子文件双套归档。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第14号)、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等执行。

第十八条 归档时间

（一）各部门形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料，经系统整理后应在次年六月底前归档；

（二）各教学单位形成的教学档案应在次学年寒假之前归档；

（三）本科生、研究生个人档案在学生毕业后两个月内完成数字化扫描并归档；

（四）科研、基建、设备和专题性、成套性档案，在项目通过鉴定验收后三个月内归档；

（五）当年度财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管三年，期满后的次年六月底前集中移交归档；

（六）实物类档案（学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品）应即时归档；

（七）重大活动、突发事件相关档案应在相应活动或事件结束后三个月内归档；

（八）上级规定应移交的档案应按要求随时移交。

第十九条 全校各独立建制单位均系立档单位，应按时归档，移交时须履行交接手续：填写移交目录（清单），注明移交内容、移交数量、移交时间，一式两份；与档案馆现场清点核对无误后，双方在移交目录（清单）上签字，各执一份存档，以备查验。

第二十条 全校各部门和教职工个人在从事学校工作的职责活动中形成的、有保存价值的、各种载体的文件材料，必须按规定向档案馆移交，任何部门或个人不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交校档案馆保存，学校将给予适当奖励。

对于与学校有关的各种档案史料，对散落在社会上的对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，由学校收集归档保存。

第二十一条 学校有关部门在对科研成果、产品试制、大型仪器设备、基建工程等进行鉴定、采购、开箱、验收时，必须保留全套文件材料，并会同校档案馆对应归档的文件材料加以审查，及时归档。

第二十二条 学校内部机构合并、分立、撤销或产生其他变动时，机构负责人和相关工作人员必须区别情况，依法、合理处置档案后才能离开岗位。

第二十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应保存一整套档案。学校完成部分保留正本，协作单位所完成的部分，学校可保留复制件。

第二十四条 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，结合学校实际，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报学校批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条 档案馆应加强对涉密档案的管理。涉密档案密级的变更和解密，须严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》的相关规定办理。

第二十六条 档案馆应建立健全档案安全管理制度，对馆藏档案定期进行安全检查，切实做好档案的防高低温、防尘、防霉菌、防有害气体、防光、防火、防有害生物、防潮、防水、防盗“十防”工作，消除安全隐患，确保档案的实体安全和信息安全。采用先进的档案保护技术，对破损、褪色的档案及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化，加工成电子档案予以保管。未经批准，非本馆人员一律不得进入库房，任何人员不得私自将档案携带出馆。

档案工作如发生突发事件，应立即向分管校领导和校党委汇报，并启动《蚌埠医科大学档案工作突发事件应急处置预案》。

第二十七条 档案馆应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。

第五章  档案的利用与公布

第二十八条 档案馆应采取多种措施，积极开发档案信息资源，加强档案编研工作，发挥档案的信息服务功能，提高档案利用率，主动为学校中心工作和广大师生校友服务。

第二十九条 档案馆按照国家有关规定向学校和社会公布开放档案。属下列情况之一者，不对外开放：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位限制利用的。

第三十条 已经开放的档案，单位和个人可出示单位介绍信或个人身份证等合法证明，在履行相关登记手续后查阅。境外组织或个人需利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

第三十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。需要利用的档案涉及重大问题或者学校秘密，应经学校保密工作部门批准。

第三十二条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件与档案原件具有同等效力。对于重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。

第三十三条 档案馆设立专门的阅览室，编制档案检索工具，建立健全档案信息查询系统，积极主动为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。凡用于学校工作或公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿并优先提供。

第三十四条 档案馆应利用馆藏档案认真做好校史研究、编研工作。通过举办展览、陈列、网站建设、媒体宣传等活动，开展爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育。弘扬优秀文化，传承蚌医精神，推进文化自信自强。

第六章 档案信息化建设

第三十五条 学校将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

学校信息化主管单位协助档案馆加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全，学校信息化主管单位做好监督指导。

第三十六条 学校积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

学校各单位在信息化建设过程中，应将电子文件归档纳入具体工作和管理考核机制中。

学校各单位在业务系统建设和升级改造过程中，应把电子文件归档纳入建设内容，业务系统产生的电子文件通过系统对接方式归档至档案馆。

第三十七条 学校鼓励和支持档案馆开展传统载体档案数字化。已经实现数字化的，档案馆应对档案原件妥善保管。

第三十八条 各单位电子档案应来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。电子档案的管理执行国家有关规定。

第三十九条 各单位电子档案应通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆对重要电子档案进行异地备份保管。

第四十条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。符合条件的情况下，建设数字档案馆。

第七章 奖励与处罚

第四十一条 学校建立档案工作考核制度，每年对各单位的档案工作进行评估、考核，考核结果计入单位年终考核结果。对未能按照归档范围归档及未能按质按量完成档案工作的单位和个人，予以校内通报批评。

第四十二条 学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十三条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：

（一）丢失属于学校所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于学校所有的档案的；

（三）买卖或者非法转让属于学校所有的档案的；

（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）不按规定开放、提供利用档案的；

（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。

第八章   附  则

第四十四条 各直属附属医院的档案管理自行负责，在业务上接受学校档案馆的指导、监督和检查。

第四十五条 本办法由学校档案馆负责解释。

第四十六条 本办法自印发之日起施行。原《蚌埠医学院档案管理办法》（党办〔2012〕14号）同时废止。