照片档案的整理应当以有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、便于利用为原则，包括挑选、编号和编写目录数据三项内容。

1．挑选：以照片的内容价值和图像质量为依据进行筛选。

（1）照片内容有价值，图像质量好，清晰、完整、无重复。

（2）电子照片一般为JPEG或TIFF图像格式，300万像素以上。

2．编号：为每张照片确定档号。（档号没有统一要求，再确定）

（1）照片档号由年度号、照片载体分类号、组号和张号四部分：

年度号：照片拍摄年度，为4位数字；

照片载体分类号：照片档案属于声像档案的一种，规定为SX12；

组号：每次活动的照片为一组，按时间顺序排列，为3位数字；

张号：每张照片在本组内的顺序号，为2位数字。

示例：2009年照片档案第一次活动的第一张照片档号为：2009-SX12-00101。其中，2009、SX12、001、01依次为年度号、照片载体分类号、组号、张号。

（2）照片档号与照片必须一一对应，禁止出现重号。

（3）电子照片的文件名以相对应的照片档号命名。

3．编写目录数据：为每张照片编写相关目录数据。

（1）目录数据由序号、档号、题名、时间、地点、人物、说明、作者、密级、归档人员和归档单位共11项内容组成；

序号：本年度照片的流水号，为4位数字，如：0001；

档号：照片档案的唯一编号；

题名：照片的名称、题目；

时间：拍摄时间，为8位数字，如：2009年1月1日为20090101；

地点：拍摄地点；

人物：主要人物的姓名和在照片中的位置，多人以顿号分隔，如：前排左起XXX、XXX、XXX，没有主要人物的可以不填；

说明：照片内容的详细说明和其他重要补充信息；

作者：拍摄人员或单位；

密级：分为公开、内部、秘密三级，参照学校有关保密规定确定；

归档人员：整理和移交照片档案的责任人员；

归档单位：整理和移交照片档案的责任单位。

（2）目录数据必须内容完整准确，格式正确，文字通顺。

4．宣传部及各单位于每年6月30日前，将上一年应当归档的照片档案，按照片档案整理规范进行收集、编目，移交到档案馆。

5．纸质照片档案应当由照片、底片、目录数据三部分组成，电子照片档案应当由照片、目录数据两部分组成。目录数据应同时有纸质版和电子版，纸质版一式两份，分别由各单位移交人和档案馆接收人签字留存。

6．除已归档的照片外，其他有参考价值的照片可作为照片资料，与照片档案同时移交。照片资料应当每次活动为一组，建立文件夹，文件夹按时间顺序编号并命名，名称由“组号-日期-活动名称”构成。