各单位、各部门：

为做好我校2024年度各类档案的归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《高等学校档案管理办法》、《蚌埠医科大学档案管理办法（修订）》等精神，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2024年1月1日至2024年12月31日各项工作活动中直接形成的，反映各部门工作的、具有保存价值的各种载体（如文字、图表、照片、音视频和实物等）材料。

2.各单位（部门）归档范围参照《蚌埠医科大学各单位（部门）文件材料归档范围和保管期限表（2025版）》（附件1）。

二、归档时间

1.文书档案、教学类档案：经系统整理后于2025年6月30日前移交档案馆。

2.本科生、研究生个人档案在学生毕业后2个月内完成数字化扫描并归档。

3.科研、基建、仪器设备类等科技档案应在项目验收（竣工）后3个月内归档。

4.财会凭证类档案：由财务处保管3年，期满后的次年6月底前归档。

5.声像档案：照片、光盘、录音录像等记录2024年度重要活动、会议等资料应与文书档案一并归档。

6.实物档案：单位获省部级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物，应与文书档案一并归档。

7.全校性重大活动文件材料，在活动结束后3个月内移交档案馆。

三、归档要求

1.归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件，杜绝使用复印件；上级来文与文件处理单并存；本校文件与文件签发单、定稿并存；正文与附件并存。

2.本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明；处室函件需盖上本单位公章，领导签发的拟稿封面附在正文后面一并移交归档。

3.实行纸质文件、电子文件双套制归档。有纸质文件无电子文件的，按纸质文件归档；有纸质文件与电子文件的，二者同时归档，并且确保在内容上保持一致。

4.实物档案要干净整洁，标明实物名称、获得时间和颁发（赠）单位或来源。

5.声像文件归档时应附有文字说明，注明责任者、形成时间、地点、内容等，符合图像清晰、音质良好的要求。照片以JPG、TIF 格式归档，音频以WAV、MP3格式归档，视频以MP4、MPG、FLV、AVI、MXF格式归档，毕业班学生合影照片应附对应位置的学生名单。

6.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

四、归档程序

1.自通知下发之日起，各兼职档案员即可对2024年度形成的档案材料进行整理。归档文件材料要统一形成《归档文件目录》（附件2）和《档案移交目录》（附件3），打印成纸质版，加盖单位公章，各一式两份，将文件材料按顺序排列清楚，要求《归档文件目录》和纸质归档材料顺序内容一致。

2.各兼职档案员提前与档案馆预约，将档案材料送交至档案馆（图书馆一楼阅档室），现场办理档案验收移交手续。交接双方根据《归档文件目录》和《档案移交目录》，当面检查、验收，凡不符合归档要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。

3.对于未按时归档的部门，需写出书面情况说明，加盖公章后报送学校档案馆。对于归档中存在的疑难问题，可与档案馆工作人员联系。  

五、联系方式

1.档案馆电话：0552-3175019

2.联系地址：学校图书馆一楼阅档室

附件：

1.《蚌埠医科大学各单位（部门）文件材料归档范围和保管期限表（2025版）》

2.《归档文件目录》

3.《档案移交目录》

                           蚌埠医科大学档案馆

                            2025年4月1日